Zoeken

Mijn documenten

Via deze website bieden we u de mogelijkheid om uw eigen documenten samen te stellen. U selecteert de voor u relevante artikelen via de knop ‘toevoegen’ onderaan de artikelpagina’s. Vervolgens kunt u de artikelen als pdf via deze pagina downloaden.

Mijn documenten

Hoe richt ik een organisatie voor beheer op?

Wie echt aan de slag wil gaan met kerkbeheer, moet daarvoor een 'rechtspersoon' oprichten. Er moet namelijk een partij zijn die contracten mag afsluiten, fondsen kan aanvragen en aansprakelijk is. U kunt een stichting oprichten, maar ook kiezen voor een verenigingsvorm of een bedrijf. Wat past bij u en wat moet u regelen?

Welk soort organisatie?

Stichtingen en verenigingen zijn doorgaans opgericht om maatschappelijke of culturele doelen na te streven, terwijl bedrijven zich vooral richten op het maken van winst. In de praktijk zijn de grenzen tussen deze rechtsvormen echter vaak minder scherp. En er bestaan ook tussenvormen, zoals de coöperatie.

Schakel deskundig advies in om te onderzoeken welke rechtsvorm het beste past bij waar het u uiteindelijk om gaat en wat u wilt bereiken. Er is soms meer mogelijk dan u denkt! Zo kunt u het beheer ook verdelen over een bedrijfsvorm én een stichting.

Is er ook een kerkbestuur? Dan is dat iets om bij uw overweging te betrekken: hoe kan de onderlinge verhouding het beste worden ingericht?

Inrichten bestuur

Elke organisatie heeft een bestuur. Er moet immers een ‘aanspreekpunt’ zijn: een partij die namens de organisatie bindende afspraken kan maken, die de wettelijke verantwoordelijkheid draagt en die aansprakelijk kan worden gesteld.

Statuten opstellen

Bij de oprichting van uw organisatie stelt u bij de notaris de statuten op; dat is wettelijk verplicht. In de statuten legt u de basis-afspraken vast die voor uw organisatie gelden. Hoe is bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid geregeld? Mag elk bestuurslid zelf een contract ondertekenen? En bent u als medebestuurslid dan toch aansprakelijk? En wat gebeurt er met het geld van de organisatie als deze wordt opgeheven?

Met de statuten regelt u alleen wat u langdurig wil laten vastleggen. Afspraken over de dagelijkse gang van zaken kunt u beter noteren in een huishoudelijk reglement, want dat is eenvoudig aan te passen.

Statuten vastleggen of wijzigen doet u via een notaris. De notaris deponeert de stichtingsakte met de statuten bij de Kamer van Koophandel. Daar kunnen ze door iedereen worden opgevraagd.

Huishoudelijk reglement

Een huishoudelijk reglement is niet verplicht, maar wel aan te raden. U legt alle relevante werkafspraken vast, opdat er later geen misverstanden over ontstaan.

Bijvoorbeeld:

  • Details rond besluitvorming: kan besluitvorming ook per e-mail?  Wie is verantwoordelijk voor de correspondentie rond vergaderstukken?
  • Wie is aanspreekpunt voor de AVG? Voor het veiligheidsbeleid?
  • Wie heeft toegang tot het kerkgebouw; wie krijgt de sleutel?
  • Hoe verlopen afspraken rond de verhuur van het kerkgebouw?

Het UBO-register

De wet verplicht organisaties om te registreren wie de uiteindelijke eigenaar of belangrijke belanghebbende is, de zogenaamde ultimate beneficial owner (UBO). Dit geldt ook voor stichtingen. Het doel van deze verplichting is om meer inzicht te krijgen in geldstromen binnen organisaties en eventuele illegale activiteiten zoals witwaspraktijken tegen te gaan.

Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen

De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR), die in 2021 is ingevoerd, is bedoeld om wanbeheer en misbruik binnen rechtspersonen zoals stichtingen te voorkomen. De wet geeft regels voor bestuurders, bijvoorbeeld rond stemrecht en het omgaan met tegenstrijdige belangen.

Als uw organisatie vóór 2021 is opgericht, moet u waarschijnlijk de statuten aanpassen om te voldoen aan de nieuwe eisen. Zorg ervoor dat u dit uiterlijk vóór 2026 doet om aan de WBTR te blijven voldoen.

ANBI-status

Zet uw organisatie zich volledig in voor een algemeen belang? Dan kunt u een ANBI-status aanvragen. ANBI staat voor ‘Algemeen Nut Beogende Instelling’. Dat heeft verschillende belastingvoordelen. Zo hoeft u geen erf- of schenkbelasting te betalen en kunt u energiebelasting terugvragen.

Als uw organisatie zich voor ten minste 90% richt op culturele activiteiten, dan kunt u in aanmerking komen voor de status culturele ANBI en voor extra belastingaftrek.

Voldoet u niet aan alle voorwaarden voor een ANBI-status? Misschien kan uw organisatie wél een status krijgen als Sociaal Belang Behartigende Instelling (SBBI).

Commissies en werkgroepen

Voor specifieke taken kan een bestuur een commissie instellen. Dat kan handig zijn bij omvangrijke taken die anders te veel tijd zouden innemen bij de gewone bestuursvergaderingen. En ook bij taken die om voortdurende aandacht vragen, zoals communicatie, fondsenwerving of veiligheidszorg.

Een commissie bestaat uit minimaal één bestuurslid, aangevuld met een of meer andere leden.

Een werkgroep is een commissie die zich bezighoudt met een specifiek project. Een project heeft altijd een duidelijk begin- en eindpunt heeft. Denk bijvoorbeeld aan een restauratie of een voorjaarsmarkt. Werkgroepen zijn tijdelijk en worden opgeheven zodra de taak is afgerond.

Richt commissies en werkgroepen alleen in als er een noodzaak voor is: hoe slanker de organisatie, hoe efficiënter u werkt.

DEZE PAGINA TOEVOEGEN
AAN MIJN DOCUMENT