Checklist | Beter e-mailen

E-mail afhandelen

Is er één centraal e-mailadres voor het secretariaat, met een duidelijk herkenbare organisatienaam?
Wordt de inbox ten minste twee keer per week gecontroleerd?
Als slechts één persoon toegang heeft tot de inbox: is de inlogcode veilig?
Als meer mensen de e-mail afhandelen: zijn er werkafspraken gemaakt om te voorkomen dat e-mail niet of dubbelop wordt behandeld?

Gebruikt u de zakelijke e-mailadressen van uw contacten (in plaats van hun privé e-mailadres)?
Maakt u passend onderscheid tussen de hoofdgeadresseerde en de meelezers (cc)?
Let u erop dat u e-mailadressen niet zomaar doorstuurt? Als u verschillende mensen aanschrijft die elkaar niet goed kennen, plaatst u hun adressen in het bcc-veld (‘blind carbon copy’), zodat de adressen niet zichtbaar zijn voor de ontvangers. Zet uzelf in de hoofdadressering, anders kan uw bericht worden aangemerkt als spam.
Weet u zeker dat u niemand over het hoofd heeft gezien? Schrijft u vaker dezelfde groep mensen aan, maak dan een ‘distributiegroep’ aan. U kunt het bericht dan aan de hele groep sturen, zodat u niemand kan vergeten. Houd de distributiegroep wel up to date. Let op: providers hanteren een limiet voor het aantal e-mails dat u per etmaal kunt versturen en voor het aantal geadresseerden in een bericht, om spam te beperken.
Tip: schrijft u regelmatig dezelfde grote groep mensen aan, denk dan eens aan het instellen van een online mailing

Heeft uw bericht een duidelijk onderwerp?
Tip: maak voor verschillende onderwerpen verschillende berichten aan. De ontvanger kan uw bericht dan makkelijker archiveren, en u loopt minder kans dat informatie of vragen over het hoofd worden gezien.
Tip: verandert het onderwerp in de loop van een e-mailgesprek, pas dan het onderwerp aan
Tip: geef waar mogelijk al in het onderwerp aan wat u van de ontvanger verwacht: ‘ter informatie: besluit B&W’, of: ‘Concept-jaarplan – graag reactie voor donderdag’.
Kan de ontvanger in één oogopslag zien waar uw bericht over gaat?
Tip: is het een lang bericht, plaats de hoofdkwestie bovenaan en geef de tekst een duidelijke structuur mee. Werk met een inleiding, tussenkopjes, vetgedrukte woorden.
Tip: betrekt u iemand in een lopend e-mailgesprek of stuurt u een vraag door: vat het gesprek voor de nieuwe ontvanger kort samen en leg uit wat u van hem/haar verwacht.

Staan de bijlagen in het goede format? Staat de bijlage in Word-format, dan kan de vormgeving ervan veranderen door het tekst- of printprogramma van de ontvanger. Dat is handig als het de bedoeling is dat de ontvanger de bijlage moet aanpassen of verwerken. Is het de bedoeling dat de bijlage zo blijft als u het heeft opgezet, verstuur het dan als pdf.
Is uw bericht niet te zwaar? Dat kan gebeuren als u foto’s of mooi opgemaakte documenten meestuurt. Tips: krimp bijlagen in door ze te comprimeren; verstuur de bijlagen verspreid over verschillende e-mails; of gebruik een online dienst voor het verzenden van grote bestanden.
Zijn de namen van de bijlagen herkenbaar voor de ontvanger? Tip: maak een kopie van het bestand en geef dat een herkenbare naam.
Staat in het bericht welke bijlagen u meestuurt?

Deel geen contactgegevens van anderen zonder toestemming van de persoon zelf
Stuurt u een e-mailgesprek door: check of er geen privégegevens in zitten
Laat geen kopieën van paspoorten en andere identiteitsbewijzen in uw mailbox staan
Ook bij langdurig ziekteverzuim van een medewerker mag een collega niet zomaar toegang krijgen tot diens e-mailbox