Checklist zakelijke communicatie
Hoe breng ik mijn zakelijke communicatie op orde?
Een goede zakelijke communicatie stoelt op twee dingen: aandacht en een goede organisatie. Wat komt er zoal kijken bij de organisatie van uw communicatie?
Interne en externe communicatie
Zakelijke communicatie gaat niet alleen over de contacten met uw leveranciers, huurders of publiek, maar ook over de omgang met uw medewerkers.
Interne communicatie: communicatie met mensen en groepen die actief deelnemen aan uw organisatie. Bijv: betaalde werknemers, vrijwilligers, afdeling personeelszaken, bestuur
Externe communicatie: communicatie met personen en groepen buiten uw organisatie. Bijv: leden en donateurs, toeleveranciers, gemeenteraad
Een goede interne communicatie en een gezonde organisatie gaan hand in hand. Het is meer dan ’top-down’ informeren vanuit de leiding, maar houdt in dat zowel u als uw medewerkers goed op de hoogte zijn van wat er speelt. Ga dus even zorgvuldig om met uw medewerkers als met uw klanten. Een gebrekkige interne communicatie is een voedingsbron voor misinformatie en conflicten.
Interne conflicten
Ook al is uw interne communicatie prima in orde, toch kunnen zich conflicten voordoen. Er zijn verschillende functionarissen die u kunt inschakelen om conflicten te helpen voorkomen en op te lossen:
Een vertrouwenspersoon kan helpen om organisatorische knelpunten snel te signaleren
Een mediator probeert om de partijen die tegenover elkaar staan, gezamenlijk tot een oplossing te laten komen
Een bemiddelaar luistert naar alle partijen afzonderlijk en zal dan zélf een oplossing voorstellen. Kies bij gevoelige kwesties en bij een machtsverschil tussen de partijen voor een bemiddelaar, zodat elke partij zich vrij kan uitspreken
Communicatiebeleid
Veel communicatiehandboeken adviseren om een communicatieplan op te stellen: een plan waarin u vastlegt hoe uw interne en externe communicatie moet bijdragen aan het behalen van uw organisatiedoelen. Maar het risico van een apart plan is dat het een eigen leven gaat leiden náást de inhoudelijke plannen. Het middel wordt dan doel op zich.
Integreer de aandacht voor communicatie liever in de hele beleidscyclus: zowel in uw missie/visie, strategisch beleidsplan, jaarplan als jaarverslag. Op elk niveau schenkt u expliciet aandacht aan het communicatieaspect.
Check:
- Wat willen we op dit vlak met onze communicatie bereiken?
- Wat zijn hiervoor onze doelgroepen?
- Wat is hierbij onze boodschap?
- Hoe brengen we deze boodschap over?
- Hoe organiseren we het? Wie gaat het doen en wanneer?
Met een geïntegreerde aanpak zorgt u ervoor dat uw zakelijke communicatie een herkenbare eenheid vormt, en ook echt bijdraagt aan uw organisatiedoelen.
Communicatie-uitingen
U presenteert uw jaarverslag aan uw medewerkers, u wilt nieuwe donateurs werven, het lijkt tijd voor een nieuwe website, en zijn sociale media iets voor u? Elke activiteit op het gebied van communicatie is weer anders. Hoe klein of uitgebreid ook, neem de tijd voor een goede voorbereiding. Zo heeft u sneller succes.
Het secretariaat
Het secretariaat is hét centrum van communicatie – óók als uw organisatie een aparte communicatieafdeling heeft. Het secretariaat is immers het punt waar alle informatie rond uw organisatie samenkomt én van daaruit gedeeld kan worden.
Huisstijl
Wat wilt u met uw kerkgebouw en organisatie uitstralen, en wat straalt u in werkelijkheid uit?
Profilering = hoe u door anderen gezien wilt worden
Imago = hoe u door anderen gezien wórdt
Met een huisstijl brengt u uw profilering tot uitdrukking in bijvoorbeeld visitekaartjes, de website, of de wegwijzers in uw kerkgebouw. Daarmee bent u snel herkenbaar.
Afspraken met andere partijen
Kerkgebouwen worden steeds vaker door verschillende groepen gebruikt. Dit vraagt om duidelijke uitgangspunten en afspraken. Schenk in alle contracten, overeenkomsten en samenwerkingsplannen ook expliciet aandacht aan de communicatie.
Check:
- Wie is verantwoordelijk voor de gezamenlijke communicatie? Hoe worden de taken verdeeld?
- Wie zijn de interne contactpersonen rond de communicatie?
- Is er een woordvoerder nodig? Een vast contactpersoon voor het publiek?
- Hoe zit het met naamsvermelding en het gebruik van logo’s?
- Is alles rond privacy goed geregeld?
- Zijn er auteursrechten om rekening mee te houden? Bijvoorbeeld voor het gebruik van foto’s?
Privacyregels
Communiceren en contactgegevens horen bij elkaar. Maar het verzamelen, het bewaren en het delen van persoonlijke gegevens is aan regels gebonden.
Auteursrecht
Mag u een artikel uit de lokale krant over uw kerkgebouw plaatsen in uw eigen nieuwsbrief? Mag u een opname van een concert op uw website laten zien? Mag u een cd afspelen tijdens de Open Dag? Het auteursrecht zit ingewikkeld in elkaar. Win voor de zekerheid juridisch advies in.
Crisiscommunicatie
Elke kerkbeheerder kan te maken krijgen met een noodsituatie waarover direct verschillende mensen en instanties moeten worden geïnformeerd. Denk aan brand, inbraak of een (dreigende) aanslag. Hoe groter de schaal van de ramp, hoe belangrijker het is om de communicatie in goede banen te leiden. Uiteraard is niet te voorspellen wanneer een noodsituatie zich zal voordoen. Toch kunt u in een ‘protocol voor crisiscommunicatie’ een aantal zaken vastleggen die u wél van tevoren kunt bedenken.