Hoe maak ik een digitale nieuwsbrief?

Houdt u regelmatig een groep belangstellenden per e-mail op de hoogte? Verstuurt u uw nieuwsbrief als bijlage in een e-mail? Dan is het handig om een digitale nieuwsbrief op te zetten. U kunt zo vaak een bericht uitsturen als u wilt. En ook de inhoud bepaalt u helemaal zelf.

Er zijn verschillende aanbieders van digitale mailingprogramma’s te vinden op internet. Vaak zijn hun diensten gratis tot een bepaald maximum aan abonnees. Een bekende Nederlandse aanbieder is Laposta. U kunt ook gebruik maken van Engelstalige aanbieders als Mailchimp, al moet u de formulieren dan vertalen.

Wat zijn de voordelen van een digitale nieuwsbrief?

• Uw mailing is op elk apparaat (computer, tablet, telefoon) goed leesbaar en oogt professioneler
• U hoeft het adresbestand niet meer zelf bij te houden. Abonnees kunnen zichzelf eenvoudig aan- en afmelden, en hun gegevens aanpassen. Het systeem houdt ook bij welke e-mailadressen niet meer werken. Zo is de adreslijst altijd up-to-date. Heeft u de adreslijst nodig? Dan kunt u die eenvoudig downloaden.
• Het is veel makkelijker om te voldoen aan de AVG-eisen voor privacy. Zo moet u bijvoorbeeld voor iedereen die u uw nieuwsbrief stuurt, kunnen bewijzen dat hij/zij u daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Met een digitale mailing is dat met één vinkje geregeld.

Hoe zet ik een digitale nieuwsbrief op?

1 – Kies een aanbieder voor deze online dienst

• Voldoet de aanbieder van de dienst aan de AVG (Engels: General Data Protection Regulation, GDPR)?
• Tot hoeveel abonnees of mailings is de dienst gratis?
• Kunt u het adresbestand makkelijk opdelen in kleinere groepen (‘segments’)?
• Kunt u het adresbestand makkelijk uploaden en downloaden (‘import’ en ‘export’)?
• Hoe uitgebreid zijn de vormgevingsopties?

2 – Open een account en let op uw digitale veiligheid

3 – Stel de adreslijsten (‘lists’) op en upload ze naar het systeem

• welke doelgroepen wilt u apart kunnen aanschrijven?
• welke gegevens heeft u nodig van uw abonnees?

4 – Ontwerp het sjabloon voor de nieuwsbrief

Kies een kant-en-klaar sjabloon (’template’) en pas die aan uw wensen aan. Of ontwerp het sjabloon helemaal zelf. Pas de huisstijl toe en gebruik uw logo.

5 – Pas de formulieren en automatische antwoordberichten aan

Belangstellenden kunnen zichzelf aanmelden voor uw nieuwsbrief via een formulier. Soms is het al genoeg om een e-mailadres in te typen, maar misschien heeft u meer informatie van hen nodig. Bij aan- of afmelding krijgen uw abonnees een automatisch antwoord. De inhoud en vormgeving van die formulieren en berichten past u aan op uw situatie.

6 – Check of alles goed werkt

Meld uzelf aan en af voor de nieuwsbrief, en oefen met een proef-nieuwsbrief.

7 – Neem de nieuwsbrief op in uw privacyreglement

Noem de aanbieder van de dienst in uw privacyreglement. Voor de AVG geldt de aanbieder als ‘verwerkingsverantwoordelijk’.

8 – Publiceer de aanmeldingslink

Het systeem geeft u een link naar het inschrijfformulier. Plaats deze link op uw website en op uw sociale media-accounts.

Laatste check van deze pagina: 1 maart 2024