Secretariaat
Het secretariaat is het centrale punt waar alle informatie rond uw organisatie samenkomt, en die van daaruit gedeeld kan worden. Een goed archief is daarom essentieel voor uw interne en externe communicatie, en om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen van een goed bestuur.
Hoe organiseer ik mijn archief?
Een goed archief is:
Volledig: bewaar alle relevante documenten op één plek – maar zorg wel voor een back up.
Actueel: laat iemand verantwoordelijk zijn voor het actueel houden van het archief.
Toegankelijk: zorg ervoor dat ook anderen de documenten makkelijk kunnen vinden:
- Leg een logische mappenstructuur aan. Maak bijvoorbeeld themamappen voor Financiën of Contracten.
- Plaats de definitieve versies van publicaties, contracten of beleidsplannen ‘voor het grijpen’, vooraan of bovenin de map. Verwijder verouderde versies en conceptversies, of bewaar ze in een apart mapje.
- Geef mappen en bestanden korte en duidelijke namen; maak het makkelijk om bestanden chronologisch of alfabetisch te ordenen. Bijv: VBMK_2019_HandboekBehoudEnBeheer; of: Beleidsplan2020-2025_conceptvs3
- Stem de ordening van uw digitale, papieren én e-mailarchief op elkaar af.
- Maak eventueel een inhoudsopgave van het archief
Beschermd:
- Houd updates en upgrades bij van de digitale systemen
- Bescherm de systemen tegen virussen
- Let erop dat oude bestanden leesbaar blijven
- Maak back-ups en bewaar die op een andere locatie
- Voldoe aan de richtlijnen van de AVG
- Bescherm gevoelige informatie liever niet met een wachtwoord op het document: het wachtwoord kan verloren gaan, of worden overschreven bij de overstap naar een ander systeem
Wat bewaar ik in het archief?
Contracten en overeenkomsten
- Werknemers en vrijwilligers
- Inkoop en verkoop
- Huur en verhuur
- Toelevering (catering, audiovisueel)
- Verzekeringen
Relevante overzichten en documenten
- Beleidsplannen, jaarverslagen
- Vrijwilligersbeleid
- Communicatiebeleid
- Huisstijl: afspraken en formats
- Integraal Plan Veiligheidszorg
- Protocol crisiscommunicatie
- Calamiteitenkaart
- Inventarisatie inboedel
- Overzicht onderhoud- en restauratiewerkzaamheden
- (Ver)bouwplannen
- Publicaties
- Nieuwsbrieven
- Berichtgevingen vanuit bestuur of directie
- Evenementen: uitnodigingen, promotiematerialen, publicaties…
Adresbestand
Een accuraat adresbestand is de belangrijkste bouwsteen voor uw zakelijke communicatie. Toch zijn er vaak verschillende adreslijsten naast elkaar in gebruik en is er niemand die het overzicht heeft. Relevante contacten worden dan niet aangeschreven, of op een verouderd adres. Streef naar één volledig moederbestand dat voor alle verschillende doeleinden kan worden gebruikt.
Overweeg de aanschaf van een speciaal softwarepakket voor ‘customer relationship management (crm)’. Daarin kunt u naast adresgegevens ook andere informatie van uw contacten opnemen, zoals contracten, betalingsoverzichten, gespreksverslagen en abonnementen.
Welk systeem u ook gebruikt, stem de opzet ervan af met iedereen die het adresbestand moet gebruiken, en bedenk:
- Voldoet het systeem aan de privacywetgeving?
- Hoe beveiligt u het systeem tegen technische storingen?
- Hoe houdt u de contactgegevens actueel?
Meer lezen
- Handleiding digitaal archiveren voor kleine organisaties | Nationaal Archief
- Handleiding digitaal archiveren voor kleine organisaties | Regionaal Archief Nijmegen
- Privacywetgeving | VBMK Kennisbank
- Digitale veiligheid | VBMK Kennisbank