Stappenplan: Hoe kan ik efficiënt vergaderen?
Vergaderingen zijn lang niet altijd nuttig. Hoe zorg je ervoor dat vergaderingen wél zinvol zijn? De sleutel: besef dat vergaderingen niet zijn bedoeld om iedereen bij te praten, maar om samen vérder te komen. Besteed dus geen vergadertijd aan zaken die u van tevoren al had kunnen delen. Zorg voor een goede voorbereiding en vraag dat ook van de deelnemers.
1 – Organiseer de vergaderingen
Leg een vaste dag en tijd vast voor de vergaderingen. Een keertje verzetten kan, maar wees niet té flexibel. Houd het schema zo veel mogelijk aan, om de continuïteit te waarborgen.
Afmelders kunnen hun inbreng van tevoren delen. Neem hun inbreng mee in de vergadering én in het verslag.
Houd de vergadering óf helemaal online, óf helemaal persoonlijk – een mix vergadert vaak niet plezierig.
Stel van tevoren een competente vergadervoorzitter aan. Dat hoeft niet per se de bestuursvoorzitter te zijn. Een goede vergadervoorzitter zorgt ervoor dat het doel van de vergadering wordt bereikt: hij/zij zorgt ervoor dat alle visies aan bod komen; kan de discussie helder samenvatten; en kan inschatten of er voldoende draagvlak is voor een besluit.
Vergadert u regelmatig met vertegenwoordigers van organisaties? Vraag dan om vaste vertegenwoordigers, zodat de groep niet steeds wisselt. En vraag om mensen die met het mandaat van de organisatie kunnen meepraten.
Vermoedt u dat de deelnemers graag even met elkaar bijpraten, ruim daar dan tijd voor in vóór of na de vergadering, zodat u tijdens de vergadering zelf aan het werk kan.
2 – Bereid de vergaderingen goed voor
Voor een vruchtbare vergadering is een goede voorbereiding onontbeerlijk. Spreek van tevoren de vergadering door met de vergadervoorzitter. Wat heeft prioriteit, wat is urgent?
Hieronder ziet u de vaste agendapunten. Wat kunt u per agendapunt van tevoren voorbereiden?
1. Opening en welkom
De voorzitter zal de vergadering openen en nieuwe leden welkom heten. Introduceer hen alvast in de uitnodiging voor de vergadering.
2. Mededelingen
Doe alleen mededelingen die betrekking hebben op het verloop van de vergadering, zoals: een vergaderlid is verlaat, er wordt straks een ontruimingsoefening gehouden… Alle andere onderwerpen horen ofwel onder de inhoudelijke punten ofwel onder ‘Wat verder ter tafel komt’.
3. Ingekomen stukken
Dit punt staat vaak op de agenda, maar is eigenlijk overbodig. Veel ingekomen stukken zijn niet relevant voor de vergadering: nieuwsbrieven of jaarverslagen van andere organisaties, adreswijzigingen, bestellingen… Is er wél iets te bespreken, dan wordt het een inhoudelijk agendapunt.
4. Vaststellen agenda
Stuur ruim van tevoren een concept-agenda rond met de onderwerpen die op de vergadering aan bod zullen komen. Vraag naar aanvullingen op de agenda.
Heeft u alle agendapunten binnen, dan stelt u een geannoteerde agenda op (zie verderop). Die stuurt u ruim op tijd naar de deelnemers, zodat iedereen zich kan voorbereiden. Op de vergadering zelf is het vaststellen van de agenda dan slechts een snelle check.
5. Vaststellen conceptnotulen vorige vergadering
Bij een goede voorbereiding hoeven de conceptnotulen tijdens de vergadering slechts te worden vastgesteld (zie onder Notulen).
6. Inhoudelijke punten
De inhoudelijke punten zijn de kern van de vergadering. Om er efficiënt aan te werken, stelt u een geannoteerde agenda op. Bij elk inhoudelijk punt noteert u:
- Het onderwerp
- Het doel van de bespreking: is het punt: (a) ter kennisname, (b) ter bespreking, of (c) ter besluitvorming?
- Vat de inhoud van de kwestie kort en overzichtelijk samen: wat is de stand van zaken; wat is er over bekend; welke vragen zijn nog onbeantwoord? Voeg niet zomaar een document toe in de bijlage waarmee de deelnemers zelf moeten uitzoeken waar het om gaat.
- Als het onderwerp ter besluitvorming is: welke opties lijken mogelijk; wat zijn de overwegingen daarbij?
- Dienen de vergaderdeelnemers iets voor te bereiden? Bijvoorbeeld: intern advies inwinnen, gegevens nazoeken, een conceptartikel doorlezen…?
Zorg voor een logische volgorde van de agendapunten. En zorg ervoor dat er voldoende tijd is om de dringende kwesties te bespreken.
7. Wat verder ter tafel komt
Dit agendapunt geldt slechts als ‘ overloop’ tijdens de vergadering. Alle punten die van tevoren bekend zijn, horen namelijk onder de inhoudelijke punten.
8. Afsluiting
Er zal een datum voor de volgende vergadering worden geprikt. De voorzitter zal de vergadering officieel sluiten.
3 – Houd de vergadering efficiënt
- Houd een eventuele kennismakingsronde kort. Zet naambordjes neer als er nieuwe leden zijn.
- Onder ‘Vaststellen van de agenda’ noemt u het doel en de prioriteiten van de vergadering, en checkt u of de volgorde van agendapunten nog klopt; bijvoorbeeld omdat iemand onverwachts eerder weg moet.
- Heeft u een geannoteerde agenda rondgestuurd, geef dan niet toe aan de verleiding om alle informatie alsnog op te lezen.
- Deel de ingekomen aanvullingen van deelnemers die niet aanwezig konden zijn.
- Duikt er een nieuw gespreksonderwerp op: stel de bespreking ervan uit tot het agendapunt ‘Wat verder ter tafel komt’.
4 – Maak goede notulen
Het maken van notulen wordt vaak onderschat. Goede notulen zijn heel belangrijk! Als geheugensteun, als basis voor de volgende vergadering, en vooral: als bewijs en verantwoording van genomen besluiten.
Volg niet de lijn van het gesprek, maar laat het verslag aansluiten op de geannoteerde agenda. Rangschik de opmerkingen dus naar het onderwerp waar ze bij horen. Je kunt de notulen zien als het antwoord op de vragen in de agenda.
Is het belangrijk om te noteren wie wat heeft gezegd? Meestal niet; meestal gaat het om de inhoudelijke argumenten. Maar soms is het wél nodig om de verschillende posities van de deelnemers erbij te vermelden; bijvoorbeeld als er een gezamenlijk standpunt moet worden geformuleerd.
Check:
- Staan de basisgegevens vermeld? Datum en locatie van de vergadering, aanwezigen, afmeldingen, naam van de notulist
- Staat duidelijk vermeld wat er precies is besloten?
- En waarom die beslissing is gemaakt?
- Zijn de verschillende gezichtspunten benoemd?
- Zijn ook de opmerkingen van deelnemers die zich moesten afmelden, erin verwerkt?
- Is aangetekend als een vergaderlid eerder weg moest en niet bij de bespreking aanwezig was?
- Zijn de werkafspraken duidelijk?
5 – Gebruik het verslag voor de volgende vergadering
Stuur het conceptverslag binnen een week rond. Verzamel en verwerk de correcties. Voor de volgende vergadering stuurt u de aangepaste versie mee. Zo hoeft u op die vergadering het verslag dan niet meer te bespreken, maar alleen maar formeel vast te stellen.
U heeft de notulen laten aansluiten op de geannoteerde agenda. Als u vervolgens de agenda voor de volgende vergadering weer laat aansluiten op de notulen, krijgt u continuïteit in de vergaderingen. En aan het einde van het jaar heeft u dan de basis voor uw jaarverslag al klaarliggen! Zo integreert u de vergaderingen in uw hele beleidscyclus