Stappenplan: Hoe maak ik een sterk beleidsplan?
Een sterk beleidsplan is méér dan doelen stellen; een goed beleidsplan is de basis voor uw hele organisatie.
- Gebruik uw beleidsplannen ook echt. Laat ze niet in de la liggen, maar gebruik ze als leidraad bij uw besluiten
- Werk cyclisch: stel uw beleid op – evalueer regelmatig – en pas het aan voor de toekomst
- Houd uw ‘missie’ centraal: toets bij alle activiteiten of ze ook echt bijdragen aan uw missie en visie
- Houd rekening met de interne organisatie: de administratie, inkoop, vrijwilligers/personeel, ict, beveiliging… Vaak wordt vergeten dat het gewone, ondersteunende werk ook veel aandacht nodig heeft.
1 – Stel uw missie en visie op
In uw missie beschrijft u waarom uw organisatie bestaat. Wat drijft u, waar gaat het u om, wat is uw ‘handelsmerk’, wat zijn uw kernwaarden, wat is uw unieke meerwaarde?
2 – Werk uw missie uit in een meerjarig strategisch plan
In het meerjarig strategisch beleidsplan werkt u de missie uit naar een concreet plan: waar streeft u naar? En met welke aanpak, strategie, wilt u dit tot stand brengen? Vergeet ook de interne organisatie niet. Een strategisch beleidsplan gaat niet alleen over de externe activiteiten, maar ook over hoe u de missie intern toepast. Wilt u zich inzetten voor duurzaamheid? Dan kijkt u bijvoorbeeld ook naar uw eigen inkoopbeleid.
Check:
- Over welke middelen beschikt u op dit moment? Denk aan: financiële middelen, materialen, voorzieningen en menskracht
- Hoe ziet de maatschappelijke context er voor u uit?
- Wat zijn kansen en risico’s voor uw organisatie?
- Wat wilt u bereiken, waar streeft u naar?
- Hoe wil u te werk gaan? En waarom kiest u voor die aanpak?
- Hoe past u die aanpak intern toe, binnen uw eigen organisatie?
SMART-doelen?
Een vaak genoemde tip is, om uw doelstellingen SMART te maken: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Maar pin u er niet te veel op vast. Hoe sterker u zich richt op het behalen van heel specifieke, vooraf bedachte doelstellingen, hoe minder flexibel u bent. U heeft dan minder ruimte om in te springen op kansen die zich onverwachts voordoen en om mee te bewegen met veranderingen in de samenleving.
SWOT-analyse
Een ander hulpmiddel bij het opstellen van een strategisch plan is de SWOT-analyse: u beschrijft de Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats van uw organisatie.
3 – Werk het strategisch plan uit in een jaarplan
Het strategisch plan mondt uit in een jaarplan. Daarin beschrijft u de concrete activiteiten die u gaat ondernemen waarmee u werkt aan het bereiken van doelen. U beschrijft ook de middelen die daarvoor nodig zijn. En vergeet ook hier de interne organisatie niet!
4 – Maak een jaarverslag
Op enkele momenten in het jaar bekijkt u of u met het jaarplan nog op koers ligt en waar u de plannen moet bijsturen. Aan het einde van het jaar rapporteert u nauwkeurig wat de opbrengsten van uw activiteiten waren. Toets vooral in hoeverre ze hebben bijgedragen aan het strategisch plan en aan de missie.
5 – Maak nieuwe plannen
Deze evaluatie neemt u mee bij het opstellen van het volgende jaarplan. Misschien constateert u ook dat het tijd wordt voor een nieuw meerjarig plan?