Stappenplan: Hoe vraag ik een subsidie of fonds aan?
In Nederland zijn allerlei subsidies en fondsen beschikbaar voor maatschappelijke activiteiten.
Subsidies zijn van de overheid. Ze zijn bedoeld om overheidsbeleid te helpen uitvoeren.
Fondsen zijn ingericht door bedrijven, organisaties of particulieren. Zij willen daarmee investeren in activiteiten die zij waardevol vinden.
Kunt u een financieel steuntje in de rug gebruiken? Bedenk dan eerst goed wat u precies wil bereiken en waarom – en zoek dan naar een partij die daar ook in is geïnteresseerd.
Subsidies en fondsen financieren meestal projecten, en niet de gewone dagelijkse activiteiten van uw organisatie.
1 – Stel een projectplan op
Vaak heeft een geldgever een formulier om uw projectplan mee aan te bieden. Toch is het goed om eerst het projectplan voor uzelf te doordenken en te noteren.
Check:
- In drie woorden: wat is het project?
- Waarom wilt u dit project gaan doen? Waarom is het nodig? Wat is het belang ervan? Zowel voor uw eigen organisatie als voor het maatschappelijk belang?
- Hoe wilt u het gaan aanpakken: wat is de methode, de strategie?
- Welke concrete activiteiten wilt u gaan uitvoeren?
- Hoe is de organisatie van het project? Wie voert de activiteiten uit? Wie coördineert? Wie is eindverantwoordelijk? Worden er externe deskundigen ingeschakeld?
- Welke resultaten zal het project opleveren, welke concrete producten of diensten? Hoe helpt dit project uw organisatie verder? (bijv: ontwikkeling van een bepaalde expertise)
- Hoe duurzaam zijn de resultaten?
- Welke publiciteit levert het project op?
- Wat is de looptijd? Hoe is de planning?
- Welke stakeholders zijn erbij betrokken?
- Met welke partijen wilt u samenwerken en hoe is de taakverdeling?
- Zijn er eventuele risico’s te voorzien? Hoe wilt u daarmee omgaan?
- Hoe gaat u het project evalueren?
- Hoe is het project organisatorisch ingebed? Wie is contactpersoon?
- Hoe sluit het project aan op uw missie en visie?
Ook zorgt u voor een goede financiële onderbouwing:
- Welke middelen en inzet zijn nodig om voor het project?
- Wat kan uw organisatie zelf bijdragen, financieel en in natura?
- Kunt u deze inzet garanderen?
- Zijn er andere partijen bereid om bij te dragen?
- Welke financiële risico’s zijn er en hoe wilt u die verkleinen?
2 – Zoek een passende subsidie of fonds
Wilt u een subsidie aanvragen? Verdiep u dan in het overheidsbeleid waar de subsidie op is gebaseerd. Kijk met die ogen eens opnieuw naar uw projectvoorstel: komt de aansluiting goed naar voren?
Zoekt u een fonds dat bij uw activiteiten past? Let dan vooral op het algemeen belang waar het fonds zich voor wil inzetten.
Biedt de subsidie- of fondsgever een aanvraagformulier aan, probeer alle relevante informatie uit uw projectplan dan een goede plek te geven.
Let bij de keuze van een fonds of subsidie ook op de aanvraagtermijn en de deadlines. Past dat bij uw planning?
3 – Houd contact
Is uw aanvraag goedgekeurd? Blijf contact houden met de geldgever:
- Houd de voortgang van het project bij met een logboekje, zodat u hierover verslag kunt doen. Zo houdt u het overzicht van alle keuzes en gebeurtenissen
- Moet u tussendoor uw projectplan bijstellen? Verwacht u vertragingen of hoger uitgevallen kosten? Meld het zo snel mogelijk en vertel hoe u het wil gaan oplossen
4 – Sluit het project goed af
Na afloop van het project stelt u de eindevaluatie op, zowel voor uw interne administratie als voor de fonds- of subsidiegever. Lever die tijdig aan. Wees open over activiteiten die niet zijn uitgevoerd en niet zijn gelukt, en vertel hoe u dit heeft opgevangen. Artikelen die over het project zijn gepubliceerd, kunt u meesturen. Net als foto’s die het fonds kan gebruiken in de eigen communicatie.
Houdt u geld over? Fonds- of subsidiegevers stellen het erg op prijs als u hen de keus voorlegt: geeft u het geld terug, of kunt u het gebruiken voor een vervolgactiviteit?
Tips