Via deze website bieden we u de mogelijkheid om uw eigen documenten samen te stellen. U selecteert de voor u relevante artikelen via de knop ‘toevoegen’ onderaan de artikelpagina’s. Vervolgens kunt u de artikelen als pdf via deze pagina downloaden.
Vaak zijn meerdere medewerkers betrokken bij de organisatie van een evenement – en worden afspraken via verschillende kanalen gemaakt: telefonisch, mondeling, per e-mail of Whatsapp. Als niemand het overzicht houdt, kunnen er makkelijk misverstanden ontstaan en gaten vallen in de organisatie.
Ook bij kleine evenementen is het daarom handig om één centraal aanspreekpunt aan te wijzen. Deze coördinator zorgt ervoor dat alle informatie op één plek samenkomt en iedereen over de juiste en meest actuele informatie beschikt.
De coördinator maakt voor elk evenement of project een aparte map aan in het digitale archief, met een logische en overzichtelijke indeling. Alle documenten krijgen duidelijke bestandsnamen, en conceptversie worden gescheiden van definitieve versies.
Spreek af dat alle afspraken per e-mail worden bevestigd, met cc aan de coördinator.
Of het nu gaat om een concertreeks, een diner-dansant of het jaarlijkse personeelsuitje: bepaalde zaken moeten altijd geregeld worden. Denk aan de catering, publiciteit en financiën. Maak daarom een format-checklist die u voor al uw evenementen kunt gebruiken. Zodra er een evenement gepland staat, vult u de checklist in en laat u weg wat niet van toepassing is. Gebruik onze Checklist Evenement als inspiratie om uw eigen format te maken.
Voor een soepel verloop van het evenement is een goed draaiboek onmisbaar. In het draaiboek legt u stap voor stap de logistieke planning vast. Denk bijvoorbeeld aan het testen van de audioapparatuur, een laatste schoonmaakronde van het sanitair, het controleren van de nooduitgangen en het klaarzetten van de koffie. Het draaiboek biedt een chronologisch overzicht: wie doet wat, op welk tijdstip en in welke ruimte?
Veel van deze taken komen bij elk evenement terug. Maak het uzelf daarom makkelijker door een format-draaiboek op te stellen.
Bij een omvangrijk project heeft u veel profijt van een logboek. Zeker als het project zich over meerdere jaren uitstrekt, zoals restauratiewerk. In een logboek houdt u nauwgezet de stand van zaken bij. U noteert precieze data, namen, gebeurtenissen, (informele) afspraken, observaties en ideeën. Ook zaken die op dit moment misschien niet relevant lijken, of de notitie dat er géén voortgang is geboekt.
Een logboek is een onmisbare geheugensteun. Het helpt u om later een helder beeld te krijgen van de ontwikkelingen waar u nu middenin zit, om te achterhalen waar misverstanden of vertragingen zijn ontstaan, en om handige tips of ideeën te bewaren.
Bovendien fungeert het logboek als naslagwerk voor het team, zodat iedereen op de hoogte blijft van de laatste stand van zaken. In complexe projecten met meerdere betrokkenen kan het logboek ook bijdragen aan transparantie en duidelijkheid. Dat bevordert de samenwerking en brengt mogelijke knelpunten sneller aan het licht.
Als u met verschillende externe partijen samenwerkt aan een groot, meerjarig project, is het nóg ingewikkelder om het overzicht te houden. U krijgt dan te maken met projectmanagement.
Een project is een tijdelijke activiteit met een specifieke doelstelling en een duidelijk begin- en eindpunt. Om het overzicht te bewaren en doelgericht samen te werken, zijn er allerlei methoden voor projectmanagement en een breed scala aan digitale tools beschikbaar. Hoe maakt u daaruit een keus?
Houd het simpel. De tool moet uw werk ondersteunen, niet ingewikkelder maken. Kies daarom een systeem waar uw medewerkers makkelijk mee overweg kunnen, zonder uitgebreide training. Een eenvoudige en overzichtelijke tool is vaak effectiever dan eentje met functies die u eigenlijk niet nodig heeft
Test vooraf. Nog geen ervaring met een projectmanagementtool? Schaf dan niet meteen een duur systeem aan, maar gebruik eerst een simpele tool voor een klein project. U kunt dan beter inschatten wat u nodig heeft voor een complexere klus.
Kies een flexibele tool. Sommige traditionelere tools hanteren de indeling: startfase – ontwerpfase – voorbereidingsfase – uitvoeringsfase – afrondingsfase. Maar in de praktijk verloopt een project grilliger. Zo blijkt in de uitvoeringsfase vaak dat het ontwerp moet worden aangepast.
Stem af met uw partner. Wie wordt in dit project uw belangrijkste samenwerkingspartner? Wellicht heeft deze organisatie al meer ervaring met projectmanagement tools en kunt u daarop aansluiten.