Hoe stel ik een sleutelplan op?

Stap 1 – Inventariseer

• Gebruik een plattegrond van het kerkgebouw en het terrein en markeer alle deuren: van het hoofdgebouw, de bijgebouwen, nevenruimten en kasten
• Breng in kaart welke sleutels er in omloop zijn en op welke sloten ze passen
• Bepaal de gebruiksgroepen: wie heeft toegang nodig – en tot welke ruimten? Denk aan: voorgangers, vrijwilligers, huurders, schoonmakers, BHV’ers…
• Vraag medewerkers en gebruikers welke knelpunten er nu bestaan rond de toegang

Stap 2 – Ontwerp een nieuwe structuur

Ga niet uit van de huidige situatie, maar ontwerp een volledig nieuw plan.

• Bepaal welke hoofdingang standaard gebruikt kan worden, zodat andere toegangsdeuren zo veel mogelijk gesloten kunnen blijven
• Stel vast wie de hoofdsleutel (‘loper’) krijgt die op alle deuren past
• Maak een matrix: welke gebruiksgroepen krijgen een deelsleutel tot welke ruimten
• Inventariseer welke kasten of opslagruimten beperkt toegankelijk moeten zijn
• Bepaal waar de verschillende sleutels worden bewaard: in het kerkgebouw of mogen ze mee naar huis? Komt er een sleutelkast?
• Houd rekening met veiligheid: nooduitgangen moeten altijd open blijven, en BHV’ers moeten toegang hebben tot alle ruimten
• Kies het type sloten dat u wilt gebruiken
• Ontwerp een protocol voor uitgifte en inname van de sleutels
• Houd de regels wel zo eenvoudig mogelijk; hoe simpeler, hoe overzichtelijker
• Check of het nieuwe plan inspeelt op de knelpunten uit de inventarisatie
• Informeer naar eisen bij uw verzekering

Stap 3 – Organiseer de administratie

• Informeer de sleutelhouders over hun verantwoordelijkheden en de procedure bij verlies van de sleutel
• Houd een sleutelregister bij waarin u noteert wie welke sleutel ontvangt of inlevert, met datum en handtekening. Wijs aan wie verantwoordelijk is voor de administratie
• Neem het sleutelplan op in het huishoudelijk reglement en in het Integraal Plan Veiligheidszorg
• Geef de brandweer eigen toegang tot uw kerkgebouw

Stap 4 – Start het sleutelplan

• Ga na of er sloten moeten worden vervangen
• Verzamel sleutels die niet meer in gebruik mogen zijn
• Bespreek het nieuwe sleutelplan met alle betrokkenen
• Stel een proefperiode in om te testen of er knelpunten zijn
• Evalueer na afloop, pas het plan waar nodig aan, en communiceer de wijzigingen
• Blijf inventariseren of er nieuwe knelpunten ontstaan