Zoeken

Mijn documenten

Via deze website bieden we u de mogelijkheid om uw eigen documenten samen te stellen. U selecteert de voor u relevante artikelen via de knop ‘toevoegen’ onderaan de artikelpagina’s. Vervolgens kunt u de artikelen als pdf via deze pagina downloaden.

Mijn documenten

Wat communiceer ik in een crisissituatie?

Bij een plotselinge noodsituatie zijn er diverse mensen en instanties die u meteen op de hoogte moet stellen. Hoe groter de ramp, hoe belangrijker het is om dan duidelijk en zorgvuldig te communiceren. Dat geldt ook voor lastige situaties als een bestuurscrisis of een interne fraudezaak die aan het licht komt. Uiteraard kunt u niet voorspellen wanneer een noodgeval zich zal voordoen. Toch kunt u crisiscommunicatie wel voorbereiden.

Crisiscommunicatie = informatie

Ook al is het verleidelijk om negatieve berichten uit de publiciteit te houden, bij crisiscommunicatie staat het geven van heldere en betrouwbare informatie voorop. Zeker als u te maken heeft met slachtoffers of gedupeerden. Maak eerst zo snel mogelijk aan alle betrokkenen duidelijk wat er aan de hand is en wat er gaat gebeuren. Pas achteraf werkt u aan het herstellen van uw reputatie. Juist een goede crisiscommunicatie helpt om het vertrouwen snel terug te winnen.

Checklist | Crisiscommunicatie

Sommige noodsituaties zijn snel afgehandeld. Maar u kunt ook plotseling terechtkomen in een complexe ramp. Dan is het belangrijk het overzicht te houden.

Houd alle contactgegevens bij de hand

  • Medewerkers, inclusief vrijwilligers en stagiairs
  • Nooddiensten: politie, ambulance, brandweer
  • Huurders/gebruikers van het kerkgebouw en nevengebouwen
  • Verzekeraars

Organiseer de communicatie

  • Stel één medewerker aan als woordvoerder namens de organisatie
  • Stel ook iemand aan die de woordvoerder ondersteunt
  • Houd een logboek bij, met tijdsaanduiding. Bij een complexe ramp kunt u later terugvinden hoe alles precies is verlopen.
  • Richt een pagina op de website in met updates over de ramp
  • Gebruik geen sociale media: niet iedereen heeft een account; u heeft minder grip op de communicatie; en verouderde informatie blijft in omloop
  • Verspreid nieuws over de ramp eerst intern, pas daarna extern
  • Zorg dat u ál uw medewerkers bereikt
  • Maak duidelijk waar mensen die door de ramp getroffen zijn, zich kunnen melden

Zorg voor duidelijke berichten

  • Wat is er aan de hand? Wat is er al bekend – en wat nog niet?
  • Wat is er al gedaan? En wat gaat er nu gebeuren?
  • Wie is de woordvoerder, en hoe is die te bereiken?
  • Verwijs voor updates naar de pagina op de website
  • Intern: wat moeten medewerkers wel of niet doen?
  • Gebruik alleen jargon waar dat van toepassing is
  • Kloppen de feiten?
  • Wakker geen angst of ongerustheid aan, maar wees realistisch

Na het incident

  • Gebruik het logboek om een gedetailleerd verslag te maken, met tijdlijn en feiten
  • Houd betrokkenen op de hoogte over de ontwikkelingen
  • Maak eventueel melding bij het Incidententeam van de RCE
  • Maak de balans op van de schade; meld hoe u ermee omgaat
  • Webcare: check welke beelden en berichten over het incident circuleren op het internet. Neem waar nodig actie. Bijvoorbeeld bij schending van privacy of bij onjuiste informatie
  • Zijn er misverstanden ontstaan die moeten worden bijgesteld?
  • Is er negatieve beeldvorming ontstaan? Hoe kunt u die bijstellen?
DEZE PAGINA TOEVOEGEN
AAN MIJN DOCUMENT