Wat zijn subsidies en fondsen?

Subsidies zijn financiële instrumenten van de overheid. Ze zijn bedoeld om het overheidsbeleid te helpen uitvoeren.

Fondsen zijn ingericht door bedrijven, organisaties of particulieren. Zij willen daarmee investeren in initiatieven die zij waardevol vinden.

Subsidies en fondsen financieren over het algemeen niet de gewone dagelijkse activiteiten van uw organisatie. Ze richten zich liever op afgebakende projecten, met een duidelijke begin- en einddatum en concrete eindproducten.

Heeft u financiële ondersteuning nodig? Zet dan eerst voor uzelf op een rij wat u precies wilt bereiken en waarom. Zoek vervolgens naar een financierende partij die dezelfde interesse heeft. Zo is de kans op succes is groter dan wanneer u uw plannen laat afhangen van subsidievoorwaarden.

Stappenplan

Stap 1 – Stel een projectplan op

Vaak stelt een geldverstrekker een (online) formulier beschikbaar waarmee u uw projectplan kunt indienen. Toch is het goed om het projectplan eerst te doordenken en alles op papier te zetten.

Check:

• In drie woorden: wat is het project?
• Waarom wilt u dit project gaan doen? Waarom is het nodig? Wat is het belang ervan? Omschrijf de waarde ervan zowel voor uw eigen organisatie als voor het maatschappelijk belang
• Hoe wilt u het gaan aanpakken: wat is de methode, de strategie?
• Welke concrete activiteiten wilt u gaan uitvoeren?
• Hoe is de organisatie van het project? Wie voert de activiteiten uit? Wie coördineert? Wie is eindverantwoordelijk? Worden er externe deskundigen ingeschakeld?
• Welke resultaten zal het project opleveren, welke concrete producten of diensten?
• Hoe helpt dit project uw organisatie verder? Bijvoorbeeld: ontwikkeling van een bepaalde expertise
• Hoe duurzaam zijn de resultaten?
• Welke publiciteit levert het project op?
• Wat is de looptijd? Hoe is de planning?
• Welke stakeholders zijn erbij betrokken?
• Met welke partijen wilt u samenwerken in dit project en hoe is de taakverdeling?
• Zijn er eventuele risico’s te voorzien? Hoe wilt u daarmee omgaan?
• Hoe gaat u het project evalueren?
• Hoe is het project organisatorisch ingebed? Wie is contactpersoon?
• Hoe sluit het project aan op uw missie en visie?

Ook zorgt u voor een goede financiële onderbouwing:

• Welke middelen en inzet zijn nodig om voor het project?
• Wat kan uw organisatie zelf bijdragen, financieel en in natura?
• Kunt u deze inzet garanderen?
• Zijn er andere partijen bereid om bij te dragen?
• Welke financiële risico’s zijn er en hoe wilt u die verkleinen?

Stap 2 – Zoek een passende subsidie of fonds

Wilt u een subsidie aanvragen? Verdiep u dan in het overheidsbeleid waar de subsidie op is gebaseerd. Kijk met die ogen eens opnieuw naar uw projectvoorstel: komt de aansluiting goed naar voren?

Zoekt u een fonds dat bij uw activiteiten past?  Let dan vooral op het algemeen belang waar het fonds zich voor wil inzetten.

Biedt de subsidie- of fondsgever een aanvraagformulier aan, probeer alle relevante informatie uit uw projectplan dan een goede plek te geven.

Let bij de keuze van een fonds of subsidie ook op de aanvraagtermijn en de deadlines. Past dat bij uw planning?

Stap 3 – Houd contact tijdens de uitvoering

Is uw aanvraag goedgekeurd? Dan kunt u aan de slag! Blijf tijdens de looptijd van het project contact houden met de geldgever.

Houd de voortgang van het project bij met een logboekje, zodat u hierover verslag kunt doen. Zo houdt u ook bij heel complexe projecten het overzicht van alle keuzes en gebeurtenissen, en kunt u uw acties verantwoorden

Moet u tussendoor uw projectplan bijstellen? Verwacht u vertragingen of hoger uitgevallen kosten? Meld het zo snel mogelijk en vertel hoe u het wil gaan oplossen.

Stap 4 – Sluit het project goed af

Na afloop van het project stelt u de eindevaluatie op, zowel voor uw interne administratie als voor de fonds- of subsidiegever. Lever die tijdig aan. Wees open over activiteiten die niet zijn uitgevoerd of niet zijn gelukt, en vertel hoe u dit heeft opgevangen. Artikelen die over het project zijn gepubliceerd, kunt u meesturen. Net als foto’s die het fonds kan gebruiken in de eigen communicatie.

Houdt u geld over? Fonds- of subsidiegevers waarderen het zeer als u hen de keuze voorlegt: wilt u het geld terug, of mogen we het gebruiken voor een vervolgactiviteit?