Via deze website bieden we u de mogelijkheid om uw eigen documenten samen te stellen. U selecteert de voor u relevante artikelen via de knop ‘toevoegen’ onderaan de artikelpagina’s. Vervolgens kunt u de artikelen als pdf via deze pagina downloaden.
Het werven, inwerken en begeleiden van vrijwilligers vraagt uiteraard tijd en aandacht. Maar soms kost het ondersteunen van vrijwilligers zó veel tijd, dat het ten koste gaat van de andere werktaken van de begeleiders.
Voor de (betaalde) medewerkers die vrijwilligers begeleiden, kan het bovendien lastig zijn om werk- en privétijd te scheiden. Wat doe je als een vrijwilliger die zich belangeloos inzet voor jouw werk, je hulp nodig heeft op jouw vrije avond? Hoe lang blijf je betrokken bij een trouwe vrijwilliger die door ernstige ziekte niet meer kan werken? Het vinden van de balans tussen persoonlijke aandacht en zakelijke afspraken is een uitdaging.
Oplossing: Denk na hoe u de benodigde ondersteuning vanuit de organisatie kunt garanderen. Maak er voldoende menskracht en werkuren voor vrij. Niet alleen bij de vrijwilligerscoördinator, maar bij iedereen die direct of indirect met vrijwilligers te maken krijgt. Zet de werving van nieuwe vrijwilligers doordacht op. Neem het onderwerp ‘werkverhoudingen’ op in het inwerkprogramma, en bespreek het ook met uw betaalde werknemers. Maak bijvoorbeeld afspraken over contacten buiten werktijd.
De inzet van vrijwilligers is per definitie vrijblijvend. Zodra er sprake is van een gezagsverhouding of van enige mate van dwang, is het namelijk geen ‘vrijwilligerswerk’ meer. Vrijwilligers hebben dus de vrijheid om prioriteit te geven aan andere activiteiten of afspraken. Soms kan dat slecht uitkomen voor uw organisatie.
Oplossing: Wilt u er zeker van zijn dat activiteiten die uw vrijwilligers organiseren ook echt doorgang vinden – zoals een rondleiding – regel dan een back up, of schakel een freelancer in.
De vrijblijvendheid van vrijwilligerswerk kan ook invloed hebben op de kwaliteit van het werk. Niet alle vrijwilligers zetten zich met hart en ziel in. Mag u hen aanspreken op een gebrek aan inzet? Wanneer kunt u een vrijwilliger ‘ontslaan’?
Oplossing: Maak duidelijke afspraken over taken, rechten en plichten. Vrijwilligerswerk is niet helemaal vrijblijvend!
Een vaste groep trouwe vrijwilligers zorgt voor stabiliteit in de organisatie. Maar wilt u met uw organisatie een nieuwe koers gaan varen, dan kan dit soms remmend werken.
Oplossing: Betrek uw vrijwilligers nauw bij de organisatie, zeker als er veranderingen op stapel staan.
Niet alle situaties en activiteiten kunt u overlaten aan uw vrijwilligers. Kan een vrijwilliger een stagiair begeleiden? Kan een vrijwilliger op eigen initiatief een kapot stopcontact repareren? Kunt u een vrijwilliger het mandaat geven om namens de organisatie deel te nemen aan een regionaal overleg?
Oplossing: Check hoe het zit met verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid, en maak er goede afspraken over. Nodig vrijwilligers die op een lastige situatie zijn gestuit, uit om dit intern te bespreken, zodat het in de toekomst beter geregeld kan worden.
Vrijwilligers die geen kerkelijke achtergrond hebben, missen soms de kennis of gevoeligheid voor een passende omgang met het kerkgebouw. Ook zijn niet alle vrijwilligers bekend met de materiële, culturele of religieuze waarde van objecten die zich in het kerkgebouw bevinden. Een goedbedoelde schoonmaakactie kan zo onherstelbare schade opleveren.
En zijn alle vrijwilligers vertrouwd met het ontruimingsplan? Houden ze rekening met het vrijhouden van nooduitgangen? Weten ze hoe ze zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens?
Oplossing: Neem dergelijke zaken op in het standaard-inwerkprogramma dat elke nieuwe medewerker krijgt.
Vrijwilligers die veel kennis en ervaring meebrengen, zijn een waardevolle aanwinst voor uw organisatie. Hun inzichten en expertise kunnen een frisse blik werpen op de werkprocessen. Soms vindt dit echter een uitweg in kritiek of ongevraagd advies en bedreigt het de goede werksfeer.
Oplossing: Laat merken dat u hun expertise op waarde schat. Spreek samen af wat de beste tijd en plek is om ideeën voor verbetering voor te leggen. Bijvoorbeeld tijdens teamvergaderingen, in speciale feedbacksessies of via een ideeënbus. Zit er een geweldig idee bij? Betrek de vrijwilliger dan bij het uitvoeren ervan.
Hoewel ze het misschien niet uitspreken, kunnen uw betaalde werknemers zich onzeker voelen bij de komst van (nieuwe) vrijwilligers. Is dit een bezuinigingsmaatregel? Staat mijn baan op het spel? Verlies ik mijn status nu er een vrijwilliger is met meer expertise dan ik?
Oplossing: Om dergelijke zorgen weg te nemen, is het essentieel om helder uit te leggen wat de motivatie is achter het werken met vrijwilligers, wat de rolverdeling is tussen betaalde en onbetaalde krachten, en waarin ze gelijkwaardig zijn. Deel uw vrijwilligersbeleid openlijk.
Let er verder op dat u niet alleen uw vrijwilligers in het zonnetje zet met complimenten, maar ook uw betaalde medewerkers de erkenning geeft die zij verdienen. Complimenten en lof zijn voor iedereen onmisbaar!