Hoe maak ik vergaderingen effectief?

Twee gouden tips

Vergaderingen zijn de schakel tussen uw beleid en de praktijk

Houd bij de vergaderingen het grote kader voor ogen: u vergadert om de activiteiten uit uw jaarplan te kunnen uitvoeren. Dat jaarplan vloeit voort uit uw beleidsplan. En uw beleidsplan vloeit voort uit uw missie/visie. Met een goede agenda én een goed verslag vergadert u soepel, efficiënt en doelgericht.

Vergaderingen zijn niet bedoeld om iedereen bij te praten, maar om samen vooruit te komen

Verspil geen kostbare vergadertijd aan informatie die u van tevoren al had kunnen delen. Bereid uw vergaderingen goed voor en vraag hetzelfde van de deelnemers. Houd tijdens de vergaderingen iedereen bij de les, en zorg achteraf voor een goede follow-up. Zo zorgt u ervoor dat de bijeenkomst echt waarde toevoegt en iedereen weer verder kan!

Stap 1 – Organiseer de vergadering

Leg een vaste dag en tijd vast voor uw vergaderingen en verzet deze slechts bij hoge uitzondering. Met een vast schema blijft de continuïteit beter gewaarborgd.

Wie er niet bij kan zijn, geeft zijn inbreng van tevoren mee. Zo blijft iedereen betrokken.

Houd de vergaderingen óf helemaal fysiek óf helemaal online. Een mix houdt de voortgang van de vergadering op.

Stel van tevoren een goede vergadervoorzitter aan. Dat hoeft niet automatisch de bestuursvoorzitter te zijn. Een goede vergadervoorzitter:

• zorgt ervoor dat het doel van de vergadering wordt bereikt
• zorgt dat alle visies aan bod komen
• kan de discussie helder samenvatten
• kan inschatten of er genoeg draagvlak is voor een besluit

Vergadert u vaak met vertegenwoordigers van andere organisaties? Spreek dan af dat de organisaties vaste deelnemers sturen, zodat u niet steeds met nieuwe mensen aan tafel zit. Vraag ook om vertegenwoordigers die met het mandaat van de organisatie kunnen spreken, zodat zij niet steeds om ruggespraak moeten vragen.

Als u vermoedt dat de deelnemers graag met elkaar bijpraten, plan daar dan tijd voor in vóór of na de vergadering, zodat u tijdens de vergadering zelf echt aan het werk kunt.

Planning:

1. Vraag ruim van tevoren rond naar agendapunten
2. Stel daarmee een geannoteerde agenda op (zie stap 2)
3. Stuur een week van tevoren de uitnodiging rond, met als bijlagen: het conceptverslag van de vorige vergadering, de conceptagenda en de eventuele inhoudelijke bijlagen
4. Bespreek de vergadering voor met de vergadervoorzitter: wat heeft prioriteit?

Stap 2 – Stel een geannoteerde agenda op

Hieronder ziet u het format voor een vergaderagenda. Wat houdt elk punt in, en hoe kunt u het voorbereiden?

1 – Opening en welkom

De voorzitter zal de vergadering openen. Zijn er nieuwe leden? Introduceer hen alvast in de uitnodiging voor de vergadering.

2 – Mededelingen

Dit agendapunt betreft uitsluitend meldingen die betrekking hebben op het verloop van de vergadering zelf. Bijvoorbeeld: een vergaderlid schuift later aan, of: er wordt straks een ontruimingsoefening gehouden. Alle andere mededelingen horen onder inhoudelijke punten thuis.

3 – Ingekomen stukken

Dit punt staat standaard op de vergaderagenda, maar is overbodig. U kunt het dus weglaten. Veel ‘ingekomen stukken’ zijn niet relevant voor de vergadering, zoals nieuwsbrieven of adreswijzigingen. Valt er wél iets te bespreken, dan hoort het onder een inhoudelijk agendapunt thuis.

4 – Vaststellen van de agenda

Heeft u van tevoren rondgevraagd naar agendapunten en de vergadering doorgesproken. met de voorzitter? Dan is voor het vaststellen van de agenda slechts een snelle check nodig.

5 – Vaststellen van de concept-notulen van de vorige vergadering

Als u dit stappenplan volgt, hoeft u onder dit agendapunt de notulen van de vorige vergadering alleen nog maar vast te stellen; bespreken is niet meer nodig. Verderop leest u daar meer over.

Ook het bekende agendapunt ‘Naar aanleiding van de notulen’ is overbodig: alles wat genoemd zou kunnen worden, hoort onder een ander agendapunt thuis.

6 – Inhoudelijke punten

Nu komt u bij de kern van de vergadering. Een goede voorbereiding bepaalt het succes! Vermeld in de conceptagenda bij elk punt:

• Het onderwerp
• Het doel van de bespreking: is het punt (a) ter kennisname, (b) ter bespreking, of (c) ter besluitvorming?
• De inhoud van de kwestie. Vat de kwestie kort en helder samen, opdat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Noteer het zo, dat het ook voor buitenstaanders helder zou zijn. Voeg niet zomaar een bijlage toe waaruit de deelnemers zelf de informatie moeten halen.
• De opties: is het onderwerp ter besluitvorming: welke opties lijken mogelijk, en wat zijn daarbij de overwegingen?
• Huiswerk: dienen de deelnemers iets voor te bereiden? Bijvoorbeeld: intern advies inwinnen, gegevens nazoeken, een conceptartikel doorlezen…

7 – Wat verder ter tafel komt

Alle bespreekpunten die van tevoren bekend zijn, komen onder de inhoudelijke punten aan bod. In de agenda blijft dit punt dus leeg. Maar soms dient zich tijdens de vergadering een nieuwe kwestie aan die aandacht verdient. De bespreking daarvan stelt u uit tot dit agendaonderdeel.

Is er genoeg tijd, dan kunt u het onderwerp bespreken zodra u bij dit agendapunt bent beland. Anders wordt het een inhoudelijk punt voor de volgende vergadering.

8 – Afsluiting

De voorzitter sluit de vergadering na het afspreken van de volgende vergadering.

Stap 3 – Vergader doelgericht

Soms is vergaderen een traditie met vaste gewoonten die efficiënt samenwerken belemmeren. En soms staan vergaderingen vooral in het teken van gezelligheid. Het kan lastig of ongemakkelijk zijn om zulke patronen te doorbreken. Hoe zorgt u ervoor dat iedereen gefocust blijft?

Tips:

• Is het sociale aspect belangrijk voor de groep? Geef in de uitnodiging dan een ‘inlooptijd’ aan.
• Houd vast aan de begintijd van de vergadering. Wacht niet op mensen die te laat zijn of nog volop in gesprek. Daarmee doet u de mensen tekort die wél op tijd kunnen beginnen.
• Beperk een voorstelrondje tot: naam, organisatie en functie. Zet meer informatie in de uitnodiging, of wissel het uit bij agendapunt 7. Plaats eventueel naambordjes op tafel.
• Benoem bij het vaststellen van de agenda wat prioriteit heeft. Check of de volgorde nog klopt, bijvoorbeeld omdat een deelnemer vroeger weg moet.
• Geef niet toe aan de verleiding om informatie die al gedeeld is alsnog op te lezen.
• Deel de opmerkingen en aanvullingen van deelnemers die niet aanwezig konden zijn.
• Willen deelnemers nieuwtjes delen die niet direct betrekking hebben op de vergaderonderwerpen? Hier gaat vaak veel vergadertijd aan op. Neem zulke updates alleen op in de notulen als ze bijdragen aan de vergadering: ofwel onder de inhoudelijke punten, ofwel onder ‘wat verder ter tafel komt’. Dragen ze niet bij, laat ze dan weg. Komt het regelmatig voor dat deelnemers hun eigen updates willen melden, stel dit dan aan de orde en zoek gezamenlijk een oplossing. Bijvoorbeeld: verzamel de updates per email en stuur het lijstje ter kennisgeving rond.

Stap 4 – Investeer in goede notulen

Het maken van goede notulen wordt vaak onderschat. Het verslag is niet slechts een geheugensteuntje. Het dient vooral als bewijs en verantwoording van genomen besluiten, en vorm daarmee de grondstof voor uw hele beleidscyclus.

Notulen hoeven niet de lijn van het gesprek te volgen. Laat het verslag liever aansluiten op de geannoteerde agenda. Rangschik opmerkingen dus naar het onderwerp waar ze bij horen. Je kunt notulen zien als het antwoord op de vragen die in de agenda zijn gesteld.

Is het belangrijk om te noteren wie wat heeft gezegd? Meestal niet: doorgaans gaat het om de inhoudelijke argumenten. Soms is het wél relevant, bijvoorbeeld als er een gezamenlijk standpunt moet worden geformuleerd.

Vaak wordt een aparte takenlijst toegevoegd. Maar die kunt u achterwege laten: het kost veel maak- én bespreektijd. Noteer en markeer liever de taken in het verslag zelf; ze komen dan vanzelf aan bod.

Vergeet niet om het ‘conceptverslag’ om te zetten in een ‘vastgesteld verslag’, en om het passend te archiveren.

Check:

• Staan de basisgegevens vermeld? Datum,  locatie, aanwezigen, afmeldingen, naam van de notulist
• Staat duidelijk vermeld wat er precies is besloten?
• Staat helder en bondig genoteerd: wat waren de verschillende overwegingen of gezichtspunten, en op basis waarvan is het besluit genomen?
• Zijn opmerkingen van afgemelde deelnemers erin verwerkt?
• Is aangetekend als een deelnemer eerder weg moest (en daarbij misschien niet aanwezig was bij een cruciale beslissing?)
• Zijn de werkafspraken duidelijk genoteerd?

Kortom: zal over vijf jaar nog steeds duidelijk zijn wat er is besloten en waarom?

Stap 5 – Gebruik het verslag voor de volgende agenda

Stuur het conceptverslag binnen een week rond. Dan zit alles nog vers in ieders geheugen. Verwerk de correcties en aanvullingen. Laat de agenda voor de volgende vergadering aansluiten op het verslag. Zo creëert u continuïteit in uw vergaderingen.

Zo heeft u aan het einde van het jaar de basis voor uw jaarverslag al klaarliggen, en vormen beleidsplannen en vergaderingen een samenhangend geheel.