Zoeken

Mijn documenten

Via deze website bieden we u de mogelijkheid om uw eigen documenten samen te stellen. U selecteert de voor u relevante artikelen via de knop ‘toevoegen’ onderaan de artikelpagina’s. Vervolgens kunt u de artikelen als pdf via deze pagina downloaden.

Mijn documenten

Hoe richt ik mijn archief in?

Het secretariaat is de spil van uw organisatie. Hier komt alle informatie samen die nodig is om de organisatie goed te laten draaien. En het is het centrale aanspreekpunt voor zowel uw medewerkers als uw klanten en publiek. Door alle documenten slim op te slaan, is alle informatie snel voorhanden. Bedenk dat het eerste doel van een goed archief niet is om documenten te bewaren, maar om ze te kunnen gebruiken. Tip: doe alsof u een website inricht!

Hoe leg ik een goed archief aan?

Een goed archief is:

  • volledig en actueel
  • toegankelijk en bruikbaar
  • veilig en beschermd

Volledig en actueel

Bewaar alle documenten op één centrale plek. Verder op deze pagina vindt u een overzicht van documenten die u bij de hand wilt houden.

Hanteer voor uw papieren en digitale archief dezelfde ordening, en gebruik die liefst ook voor het email-archief. Is het digitale archief leidend, scan dan papieren documenten om ze eraan toe te voegen.

Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het archief. Meestal werkt het het beste als één persoon alle documenten in het archief plaatst.

Toegankelijk en bruikbaar

Leg een logische mappenstructuur aan. Dit is de ‘inhoudsopgave’ van uw archief. Maak bijvoorbeeld themamappen voor Financiën of Contracten. Tip: doe alsof u een website inricht.

Plaats de definitieve versies van publicaties, contracten en beleidsplannen ‘voor het grijpen’: zet ze vooraan of bovenin de map. Plaats verouderde versies buiten zicht, bijvoorbeeld in een map ‘Oude versies’ of ‘Werkdocumenten’.

Geef mappen en documenten een korte naam die toch in één oogopslag laat zien wat de inhoud is. Bijvoorbeeld: 2024-10-04_Directievergadering_conceptnotulen.

Geef de namen zo, dat het makkelijk is om de bestanden chronologisch of alfabetisch te ordenen. Wilt u belangrijke documenten bovenin de lijst houden, dan kunt u de naam beginnen met een 1. Bijvoorbeeld: 1. Contracten

Schrijf de naam in kapitalen om een belangrijk document eruit te laten springen: BELEIDSPLAN2023_DEF

Veilig en beschermd

Zorg voor digitale veiligheid. Maak bijvoorbeeld backups van belangrijke documenten en/of print ze uit. En let erop dat oude digitale bestanden leesbaar blijven.

Help, ons archief is een chaos!

Is uw huidige archief een rommeltje? Dat kan gebeuren als het niet goed is bijgehouden, of als er geen duidelijk opbergsysteem is. De beste oplossing is om vanaf vandaag met een Nieuw Archief te gaan werken. Het Oude Archief zet u apart. Af en toe neemt u een moment om oude documenten over te hevelen naar het nieuwe archief. U voorziet ze van een passende naam en een passende plek.

Met een schone lei beginnen is in de praktijk efficiënter dan proberen het oude systeem om te buigen. Zo vermijdt u bovendien dat u ‘rommel’ meeverhuist. Het is niet erg als er een Oud Archief blijft bestaan: het zijn kennelijk documenten die u niet direct nodig heeft.

Hoe maak ik een goed adresbestand?

Een goed adresbestand is de belangrijkste bouwsteen voor uw zakelijke communicatie. Toch lukt het zelden om een compleet adresbestand te hebben én om die actueel te houden.  Wel zijn sommige struikelblokken te voorkomen.

Voorkom dat verschillende adreslijsten naast elkaar in gebruik zijn en een eigen leven gaan leiden. Als er geen overzicht is, worden relevante contacten niet aangeschreven, of op een verouderd adres. Probeer zo veel mogelijk één moederbestand aan te houden dat voor alle verschillende doeleinden kan worden gebruikt.

Overweeg daarom de aanschaf van een softwarepakket voor customer relationship management (crm). In zo’n pakket kunt u naast adresgegevens ook informatie opnemen over bijvoorbeeld contracten, betalingsoverzichten, gespreksverslagen en abonnementen.

Welk systeem u ook gebruikt – een eenvoudig Excelbestand of een geavanceerd crm-pakket: stem met álle gebruikers ervan af hoe het systeem moet worden opgezet, beheerd en gebruikt. De financiële administratie heeft bijvoorbeeld de factuuradressen van organisaties nodig, terwijl u de bezoekadressen wilt weten.

En hoe blijft het bestand actueel? Kunnen alle medewerkers de gegevens aanpassen (wat een uitgebreide handleiding nodigt maakt) of is één medewerker daar verantwoordelijk voor (waardoor een actuele adreslijst niet altijd meteen voorhanden is)?

Overleg ook hoe u kunt voldoen aan de eisen van de wetgeving op persoonsgegevens (de AVG). En hoe u het systeem beveiligt tegen technische storingen.

Checklist | Wat bewaren we in het archief?

Contracten en overeenkomsten

  • Werknemers en vrijwilligers
  • Inkoop en verkoop
  • Huur en verhuur
  • Toelevering (catering, audiovisueel)
  • Verzekeringen

Andere relevante overzichten en documenten

  • Beleidsplannen, jaarverslagen
  • Vergaderstukken
  • Vrijwilligersbeleid
  • Communicatiebeleid
  • Adreslijsten
  • Huisstijl: afspraken en formats
  • Integraal Plan Veiligheidszorg
  • Protocol crisiscommunicatie
  • Calamiteitenkaart
  • Inventarisatie inboedel
  • Overzicht onderhoud- en restauratiewerkzaamheden
  • (Ver)bouwplannen
  • Publicaties
  • Nieuwsbrieven
  • Berichtgevingen vanuit bestuur of directie
  • Evenementen: uitnodigingen, promotiematerialen, publicaties…
DEZE PAGINA TOEVOEGEN
AAN MIJN DOCUMENT