Via deze website bieden we u de mogelijkheid om uw eigen documenten samen te stellen. U selecteert de voor u relevante artikelen via de knop ‘toevoegen’ onderaan de artikelpagina’s. Vervolgens kunt u de artikelen als pdf via deze pagina downloaden.
Staat u op het punt nieuwe bestuursleden te werven? Dan is het een goed moment om eens stil te staan bij de vraag of uw huidige bestuur nog goed functioneert. Misschien past de oude manier van werken niet meer bij de nieuwe koers van de organisatie? Of misschien willen de zittende bestuursleden hun takenpakket eens vernieuwen? Hoe staat het met ieders inzetbaarheid? Welke expertise is belangrijk om te behouden? Hoe zorgt u voor continuïteit?
Daarom bieden we hieronder een aantal aandachtspunten. Zo heeft u meteen op een rij wat u van uw nieuwe bestuurslid wilt vragen en wat u hen te bieden heeft.
Het is belangrijk dat er duidelijkheid is over de plek en functie van het bestuur binnen de organisatie als geheel. Dat schept de kaders voor de functie-eisen en takenpakketten voor de bestuursleden.
Het bestuur is eindverantwoordelijk voor alles wat er in de organisatie gebeurt. Maar de manier waarop het bestuur zijn leidinggevende rol invult, kan sterk variëren.
Soms stelt het bestuur het beleid op én voert het zelf uit. In andere gevallen stelt het bestuur een directeur of coördinator aan voor het uitvoerende werk. Is er geen budget voor een betaalde kracht, dan kan een vrijwilliger of freelancer voor die taak worden ingeschakeld.
Soms geeft een bestuur de coördinator de ruimte om de beleidsplannen voor te bereiden; door de dagelijkse praktijk heeft hij/zij immers een goed inzicht in het werkveld. Het bestuur stelt de beleidsplannen daarna vast en voorziet de coördinator van de middelen om het werk uit te voeren.
Een bestuur kan ook commissies en werkgroepen instellen om een deel van het werk uit te voeren. Er is altijd ten minste één (vast) bestuurslid die de schakel vormt tussen de commissievergaderingen en de bestuursvergaderingen.
Hoe zijn de verhoudingen geregeld als er sprake is van een beheerorganisatie én een kerkbestuur?
Zijn er aspecten rond verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid die aandacht vragen? Het is fijn als alles op orde is, wanneer u uw nieuwe bestuurslid welkom heet.
Bestuursleden hebben tekenbevoegdheid: ze mogen rechtsgeldige contracten en overeenkomsten afsluiten. Voldoen de afspraken rond tekenbevoegdheid nog?
In het algemeen geldt dat elk bestuurslid verantwoordelijk is voor de besluiten en het functioneren van het bestuur als geheel. Ook als u het er niet mee eens bent, bent u dus toch medeverantwoordelijk.
Aansprakelijkheid verwijst naar de verplichting om eventuele schade te dragen. Meestal is de organisatie als geheel, als rechtspersoon, aansprakelijk. Maar let op: in enkele gevallen kunnen bestuursleden persoonlijk aansprakelijk worden gesteld; óók als ze geen bestuurslid meer zijn maar nog wel in de statuten staan vermeld. Dat geldt voor bijvoorbeeld de volgende situaties:
Meestal bestaat een bestuur uit: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester, en een of meer algemene bestuursleden. Hun taken liggen niet per definitie vast. Sommige taken kunt u dus prima in handen geven van degene die er het meest geschikt voor is. De bestuursvoorzitter hoeft bijvoorbeeld niet als vanzelfsprekend ook vergadervoorzitter te zijn; misschien is een algemeen lid geschikter als gespreksleider.
Wel zijn er bepaalde kwaliteiten gekoppeld aan de verschillende bestuursfuncties:
Een voorzitter is het boegbeeld van de organisatie. Kernkwaliteiten: heeft hart voor de zaak; zijn of haar uitstraling past bij de profilering van de organisatie; is netwerker; is diplomatiek; heeft visie.
Een secretaris is de schakel tussen het bestuur en de rest van de organisatie. Kernkwaliteiten: kan goed organiseren; heeft overzicht; werkt nauwkeurig; communicatief vaardig.
Een penningmeester houdt zicht op de financiële basis van de organisatie. Kernkwaliteiten: heeft financieel inzicht; kan degelijk financieel advies geven; werkt nauwkeurig; is gedurende het hele jaar goed bereikbaar in verband met het doen van betalingen.
Soms hebben bestuursleden een portefeuille, of nemen ze deel aan een commissie of werkgroep. Denk bijvoorbeeld aan de inzet voor veiligheidszorg, AVG, vrijwilligerscoördinatie of een restauratieproject.
Bespreek bijvoorbeeld:
Heeft u alles gecheckt, dan kunt u het functieprofiel voor het nieuwe bestuurslid opstellen. Wees zo duidelijk mogelijk in wat u vraagt en aanbiedt. Vervolgens ontwerpt en verspreidt u de vacature. U selecteert de kandidaten en heet uw nieuwe bestuurslid welkom. Tips voor elk van deze stappen vindt u op de pagina over het werven van vrijwilligers.
Sommige besturen reserveren zetels voor vertegenwoordigers van bepaalde organisaties of uit bepaalde sectoren. De ervaring leert echter dat een organisatie vooral profijt heeft van bestuursleden die echt hart hebben voor de zaak en zich er graag actief voor inzetten.
Bestuursleden dragen vaak een nieuw lid voor uit hun eigen netwerk, omdat ze bekend zijn met diens expertise en weten of de samenwerking goed zal verlopen. Maar als u op zoek bent naar vernieuwing, is het verstandig om verder te kijken dan de vertrouwde contacten. Hoe pakt u dat aan? Een paar ideeën:
Tip 1 – Scout op evenementen buiten uw directe kring
Bezoek symposia of workshops over thema’s die net buiten uw vertrouwde kring liggen. Geeft een spreker op het evenement een solide presentatie? Wie heeft het uitstekend verzorgde symposium georganiseerd? Wie komt met deskundige en relevante voorstellen? Bij de lunch of de borrel kunt u met hen een praatje aanknopen!
Tip 2 – Post uw verhaal op social media
Nodig de huidige bestuursleden of uw medewerkers uit om in een blog of video iets over hun werk te vertellen: waarom zetten zij zich in voor de organisatie, wat is het leukste of meest bijzondere dat ze hebben meegemaakt? Let erop dat deelname echt vrijwillig is en het geen verplicht reclamepraatje wordt. Het materiaal deelt u op – zorgvuldig gekozen – sociale media. Kies platforms en groepen die aansluiten op uw doelgroepen voor de werving.
Tip 3 – Nodig belangstellenden uit voor een open bestuursvergadering
Organiseert uw kerkgebouw een open dag? Laat tegelijkertijd een bestuursvergadering plaatsvinden die open staat voor alle belangstellenden. Bereid de vergadering goed voor. Stel voor de gelegenheid een aantal onderwerpen aan de orde waar uw publiek zich in kan mengen. Zo krijgen potentiële bestuursleden alvast een kijkje in de keuken.