Check | Is mijn interne communicatie in orde?

Doelen van interne communicatie

De belangrijkste doelen voor uw interne communicatie zijn:

• Alle medewerkers begrijpen de missie/visie en de doelen van de organisatie
• Alle medewerkers kennen de huishoudelijke afspraken
• Alle medewerkers weten hoe ze schade kunnen voorkomen
• Alle medewerkers weten waar ze terecht kunnen met vragen, met tips en met zorgen
• Er is een plezierige werksfeer, waarin alle medewerkers zich gezien en gewaardeerd voelen

Wat zijn de doelgroepen voor interne communicatie?

Interne communicatie gaat over de interactie met uw medewerkers. Of beter gezegd: met alle mensen en groepen die actief deelnemen aan uw organisatie. Niet iedereen hoeft alles te weten, maar het is belangrijk dat u niemand onbedoeld over het hoofd ziet.

Denk aan:

• betaalde medewerkers
• vrijwilligers
• stagiairs
• oud-medewerkers: betaald, onbetaald
• verschillende afdelingen: secretariaat, boekhouding, ict, communicatie…
• verschillende functies: bhv’er, privacy-officer, projectleider…
• verschillende organen: bestuur, directie, management, raad van toezicht…
• personeelsvereniging
• ‘Vrienden van …’
• ….

Soms zult u ook de huurders en gebruikers van het kerkgebouw meenemen in de interne communicatie. Bijvoorbeeld rond openstelling, restauratieprojecten of veiligheidszaken.

Welke informatie is belangrijk om te delen?

Denk aan:

• beleidsdocumenten van de organisatie
• ‘wie-is-wie’ met foto’s
• gebruik van huisstijl en de sjablonen
• format voor e-mailhandtekening
• do’s en don’ts rond veiligheid van het kerkgebouw
• do’s en don’ts rond de omgang met waardevolle objecten
• do’s en don’ts rond de privacywetgeving
• do’t en don’ts rond digitale veiligheid
• regeling rond vakantiedagen
• regeling rond reis- en onkostenvergoeding
• …

Hoe bied ik relevante informatie aan?

Soms gaat veel werkinzet verloren doordat afdelingen langs elkaar heen werken of doordat medewerkers gebruik maken van verouderde informatie. Een gebrekkige interne communicatie kan ook bron zijn van misverstanden en conflicten. Anderzijds is een overdaad aan informatie even verwarrend als een gebrek eraan.

Check:

• Is relevante informatie makkelijk toegankelijk op één centrale plek?
• Wordt de informatie duidelijk en overzichtelijk aangeboden?
• Is iemand verantwoordelijk voor het up-t0-date houden van de informatie?
• Worden medewerkers tijdig op de hoogte gehouden van wijzigingen?
• Is er een goed inwerkprogramma?
• Is bekend wie ‘specialist’ is voor vragen rond speciale thema’s, zoals privacy, veiligheid, omgang met cultureel erfgoed?

Iets communiceren met uw medewerkers?

Wilt u iets communiceren met uw medewerkers? Loop altijd even het stappenplan door voor het opzetten van een communicatieproduct:

• Wat is het communicatiedoel?
• Wat zijn mijn doelgroepen?
• Wat is het communicatiemiddel, en hoe regel ik de verspreiding?
• Wat is mijn boodschap?

Eerst intern, dan extern

Is er belangrijk nieuws rond uw kerkgebouw of organisatie? Zorg eerst dat uw medewerkers op de hoogte zijn voordat u het nieuws naar buiten brengt. Dat geldt zeker ook bij calamiteiten. Maak dan ook duidelijk wat u van uw medewerkers verwacht.

Is er voldoende onderlinge uitwisseling?

Een goede interne communicatie is meer dan ’top down’ informeren vanuit de leiding. Het is even belangrijk dat het management weet wat er verderop in de organisatie speelt. En dat uw medewerkers weten waar ze terecht kunnen met vragen, zorgen of tips.

Check:

• Laten bestuursleden, directie en management zich vaak ‘op de werkvloer’ zien?
• Laten ze merken dat ze makkelijk aanspreekbaar zijn?
• Is duidelijk waar medewerkers terecht kunnen met zorgen? En met tips?
• Worden medewerkers tijdig ingeschakeld bij het vormen van nieuwe beleidsplannen?
• Is er een vertrouwenspersoon, die knelpunten in de organisatie kan signaleren?
• Is er een goede oplossing voor het aanpakken van conflicten op de werkvloer?
• …

Wordt onderlinge betrokkenheid gestimuleerd?

Interne communicatie draait niet alleen om het delen van informatie, maar speelt bovendien een belangrijke rol in het creëren van een plezierige werkomgeving, waarin iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt. Zo kunt u in vertrouwen samenwerken.

Kletsen hoort erbij

Een praatje bij het kopieerapparaat, een gezamenlijke koffiepauze: voor sommigen is dat verlies van werktijd. Toch zijn zulke informele momenten belangrijk. Ze versterken de onderlinge relaties en helpen kleine kwesties op te lossen voordat ze grote problemen worden.

Check:

• Is er een ‘wie-is-wie’ van alle medewerkers met namen, functies en liefst portretfoto’s?
• Is er iemand die verjaardagen en werkjubilea bijhoudt?
• Zijn er afspraken hoe er aandacht wordt besteed aan persoonlijke gebeurtenissen als verjaardagen, ziekte, overlijden van naasten?
• Worden alle medewerkers uitgenodigd voor nieuwe evenementen in het kerkgebouw?
• Zijn er uitstapjes voor alle medewerkers?
• Kunnen medewerkers presenteren waar zij mee bezig zijn?
• Biedt uw agenda ruimte voor bijpraat-momentjes?